Executive Assistant (m/w/x) in Vollzeit

Über die Position

Sie behalten auch dann den Überblick, wenn viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind? Sie organisieren gerne, denken voraus und sorgen dafür, dass komplexe Abläufe reibungslos funktionieren? Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Für unsere Unternehmensgruppe suchen wir eine strukturierte, diskrete und zuverlässige Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/x).

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit unserem Managing Partner zusammen und sind eine zentrale Schnittstelle im Tagesgeschäft.  Sie koordinieren Termine, priorisieren Themen, behalten Fristen im Blick und sorgen dafür, dass organisatorisch und administrative Abläufe effizient gesteuert werden. Dabei agieren Sie vorausschauend, denken mit und schaffen den notwendigen Freiraum, damit sich unser Geschäftsführer auf die wesentlichen Themen konzentrieren kann.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen unseren Managing Partner in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgen für eine effiziente Steuerung des Tagesgeschäfts.
• Sie verantworten ein professionelles Termin- und Kalendermanagement, koordinieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen und behalten auch bei wechselnden Prioritäten stets den Überblick.
• Sie planen und koordinieren Geschäftsreisen sowie die dazugehörigen organisatorischen und administrativen Prozesse.
• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Managing Partnern, internen Teams sowie externen Ansprechpartnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Sie bereiten Termine, Besprechungen und Veranstaltungen organisatorisch vor und nach und stellen eine professionelle Betreuung von Gästen sicher. Sie übernehmen administrative und koordinative Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung, unterstützen bei Projekten und entlasten die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Sie tragen dazu bei, dass Prozesse, Abläufe und organisatorische Strukturen effizient funktionieren und kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management, oder in einer vergleichbaren koordinativen Rolle
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, auch bei wechselnden Prioritäten stets den Überblick zu behalten
• Strukturierte, vorausschauende und eigenständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion. 
• Sicheres und professionelles Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein gutes Gespür für Prioritäten und Verbindlichkeit
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Kollaborations- und Kommunikationstools
• Souveräner Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle Rolle mit direkter Zusammenarbeit mit unserem Managing Partner Viel Gestaltungsspielraum sowie die Möglichkeit, Prozesse, Strukturen und Abläufe aktiv mitzugestalten
• Ein vertrauensvolles, wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld mit hoher Eigenverantwortung
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Zugang zu monatlichen Benefits bei namhaften Anbietern (z. B. Urban Sports Club)
• Freiwilliger Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersversorgung