Kaufmännische Geschäftsführung / COO (all genders), 80%

Reflecta demokratisiert den Zugang zu Netzwerk, Wissen und Fördermitteln. Seit 2010 bringen wir Menschen zusammen, die die Gesellschaft zukunftsfähig machen wollen: zunächst mit Offline-Formaten, seit 2019 digital. Heute ist Reflecta ein lernendes Ökosystem mit einer Community von über 10.000 Zukunftsgestalter:innen. Sein jüngstes Kapitel ist der Fördermittelkompass, die größte strukturierte Förderdatenbank im deutschsprachigen Raum, im Abo genutzt von Organisationen aus Zivilgesellschaft, Wohlfahrt, Kommunen und Unternehmen, dazu Landeseinrichtungen und Stiftungen über eigene Portale.

Hinter dem Ökosystem steht eine gemeinnützige GmbH mit einem Team von sieben Personen, remote first und wachsend. Mit dem Wachstum teilen wir die Führung in klare Ressorts: Unsere Gründerin Daniela Mahr verantwortet die Gesamtvision, Partnerschaften und die Außenvertretung von Reflecta, Mitgründer und CTO Simon Franzen die technische Entwicklung. Wir suchen eine zweite Geschäftsführung, die die operative und kaufmännische Verantwortung übernimmt: Finanzen, Teamrhythmus und laufende Projekte.

Du startest als COO mit dem klaren Ziel, als zweite Geschäftsführer:in bestellt zu werden.

Aufgaben

Finanzen verantworten: Budget, Liquiditätsplanung, Controlling. Du steuerst die Zusammenarbeit mit unserer Steuerberatung (Jahresabschluss, Gemeinnützigkeit) und verantwortest die Abrechnung unserer Förderprojekte gegenüber öffentlichen und privaten Mittelgebern. Die vorbereitende Buchhaltung läuft schlank und zunehmend automatisiert; du verantwortest sie, verbesserst sie weiter und entscheidest mit, ob und wann eine unterstützende Office-Rolle dazukommt.

Team führen: Wir arbeiten in Zwei-Wochen-Sprints. Du steuerst Planung, Review und die Aufgabenverteilung über alle laufenden Projekte und führst die Personalgespräche; über Neueinstellungen ins Team entscheiden wir gemeinsam. Du bist die Person, bei der die Fäden zusammenlaufen und du entwickelst unser Arbeitsformat weiter.

Projekte steuern: Wir betreiben mehrere Plattformprojekte parallel (Fördermittelkompass, Partnerportale, geförderte Programme, Reflecta Netzwerk). Die strategischen Schwerpunkte setzen wir gemeinsam; innerhalb dieses Rahmens hältst du Zeitpläne, Kapazitäten und Zusagen im Blick und entscheidest, was wann Priorität hat. Die technische Entwicklung führt unser Mitgründer und CTO Simon, die Produktvision liegt bei Daniela.

Verwaltung und Recht im Blick behalten: Verträge, Fristen, Registerpflichten, dazu ein überschaubarer Versicherungsbestand. Vieles davon ist digitalisiert; du trägst die Verantwortung und entscheidest, was du selbst machst, delegierst oder weiter automatisierst.

Remote arbeiten, in Berlin präsent sein: Dein Wohnort ist flexibel innerhalb Deutschlands, wir arbeiten alle remote. Termine in Berlin gehören aber fest zu deiner Rolle, und nicht alle sind lange planbar: Es kann vorkommen, dass eine Konferenz oder ein Partnertermin mit einer Woche Vorlauf ansteht und du dabei bist. Das sollte für dich organisatorisch gut machbar sein. Unser Büro in Berlin-Mitte oder ein anderer Co-Working Space steht dir offen. Du bist außerdem bei Branchen- und Netzwerk-Events für Reflecta unterwegs. Wenn du Lust auf Sichtbarkeit hast, auf Panels, Bühnen oder im Netzwerk unseres Sektors, gibt es dafür Raum.

Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung in kaufmännischer Leitung, Geschäftsführung oder als COO, idealerweise in einer gemeinnützigen Organisation, einem Sozialunternehmen oder einem kleinen Digitalunternehmen.
• Du hast nachweislich Teams geführt, idealerweise remote oder hybrid: Du kennst verteiltes Arbeiten aus der Praxis, kommunizierst asynchron und schriftlich klar und hältst Entscheidungen so fest, dass sie ohne Meeting nachvollziehbar sind. Menschen arbeiten gern mit dir und sagen dir auch Unbequemes.
• Du arbeitest täglich sicher mit digitalen Tools (Projektmanagement, Wissensdatenbank, Team-Chat, cloudbasierte Dokumente) und findest dich in neuen Tools schnell zurecht. KI-gestützte Prozesse sind bei uns Alltag: Wir automatisieren viel und erwarten Neugier, keine Perfektion.
• Du kannst Zahlen: Budgets, Liquidität. DATEV-Auswertungen liest du sicher.
• Du bist mit Fördermitteln vertraut: Zuwendungen, Mittelabrufe, Verwendungsnachweise, die Logik öffentlicher und privater Mittelgeber. Du musst nicht jedes Programm kennen, aber du weißt, wie Fördergeld funktioniert und was Gemeinnützigkeit in der Praxis bedeutet.
• Du triffst Entscheidungen in deinem Verantwortungsbereich und holst dir bei offenen Fragen gezielt Informationen und Sparring. Bei Unsicherheit klärst du die Entscheidungsgrundlage, machst einen Vorschlag und ziehst die richtigen Personen ein, statt Themen liegen zu lassen.
• Du bist hands-on und flexibel: Du bist bereit, operative Aufgaben selbst anzupack