Alternance - Assistant Coordination Studio Architecture H/F
Born in exuberant, ebullient Saint Germain, Paris, in 1961, Diptyque is a creator of evocative perfumes for the self and the home, scented skincare products and desirable decorative objects. Striking a balance between reverie, nature and art, Diptyque extends an invitation to step inside a universe replete with creations that set the imagination free to wander.
Au sein du département Architecture et rattaché(e) à la Coordinatrice du Studio Architecture, vous accompagnerez le développement du département et de le Maison, et contribuerez à la structuration des outils de suivi, à l'amélioration des processus et au pilotage opérationnel de l'activité.
Véritable support transverse de l'équipe, vous participerez à l'optimisation du suivi des projets, des budgets et des commandes, tout en développant des outils permettant d'améliorer la visibilité de l'activité et des données du studio.
Description de poste :
Coordination opérationnelle
Assurer le suivi opérationnel des projets architecturaux en collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes.
Maintenir les outils de pilotage à jour pour garantir une visibilité fiable des plannings et des priorités.
Gestion des commandes, fournisseurs et logistique
Développer et maintenir un suivi des commandes par fournisseur, en assurant un renouvellement des stocks.
Assurer le suivi des livraisons au global, des échéances et de la documentation associée en lien avec les équipes logistiques.
Participer à l'évaluation des partenaires et à l'identification d'opportunités d'optimisation des coûts.
Suivi budgétaire et facturation
Contribuer au suivi des dépenses des projets et à la mise à jour des outils de pilotage budgétaire.
Assurer le suivi des factures fournisseurs jusqu'à la clôture des projets.
Participer à l'analyse des dépenses et à l'identification de leviers d'optimisation.
Data, reporting et planification
Consolider les plans annuels d'ouverture par marché et anticiper les dates de lancements de projets.
Standardiser les outils de suivi de données de l'équipe.
Participer à la création et à la maintenance du référentiel des boutiques et des archives projets.
Développement d'outils et innovation
Concevoir et améliorer des outils facilitant le pilotage de l'activité et le partage d'informations.
Identifier des opportunités d'automatisation pour simplifier les tâches récurrentes.
Contribuer à la standardisation des processus, templates et bonnes pratiques de l'équipe.
Les missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des projets.
Profil recherché :
Issu(e) d’une formation Bac+4/5 en Ecole de Commerce, Ingénieur, Gestion de projet ou équivalent universitaire, vous justifiez d’une expérience de 1 année minimum (stage ou alternance), idéalement acquise dans un rôle de gestion au sein d’une équipe créative.
Aptitudes personnelles attendues sur le poste
Forte appétence pour les outils digitaux de suivi et l’automatisation (cas d’usage concrets, amélioration continue, esprit test & learn).
Esprit entrepreneurial prononcé, volonté de participer à des projets responsabilisants.
Excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de priorisation.
Capacité à travailler en autonomie
Capacité à structurer et standardiser : templates, checklists, documentation simple et actionnable.
Rigueur en suivi de données, autonomie et sens du détail : fiabilité des informations, contrôle des écarts (budget/délais), traçabilité des décisions.
Adaptabilité et résolution de problèmes dans un contexte d’évolution constante : priorisation, réactivité, communication claire.
Maitrise du pack Office (ou d’autres outils en fonction du poste) - [élément obligatoire]
Maîtrise de l’anglais (écrit et oral) - [Élément obligatoire]
Alternance à pourvoir à partir de janvier 2027 pour une durée de 1 an.
Diptyque is committed to diversity in all its forms and considers each application carefully.