Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Hamburg, Hamburg, Deutschland, Germany
Ihre Aufgaben
- Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen (z. B. Handelsregistereinträge, Prokura, Satzungsänderungen, Vertragsmanagement) in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Berater:innen
- Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge
- Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen
- Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen
- Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung
- Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen
- Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen (z. B. notarielle Fachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte)
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
- Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel & PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in einem dynamischen Umfeld
- Souveränes verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit
- Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse aktiv mitzugestalten
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift