Payroll Specialist (m/w/d)

marta ist eine Berliner Care-Tech-Plattform, die Familien bei der Organisation von Pflege unterstützt. Wir verbinden Technologie mit echter menschlicher Betreuung – und wachsen schnell. Unser Finance & Operations Team verantwortet alle finanziellen, buchhalterischen und administrativen Prozesse für die marta-Gruppe mit Gesellschaften in Deutschland, Polen und Rumänien.

Für unser Team suchen wir ab sofort eine strukturierte, zuverlässige Person, die die Payroll eigenverantwortlich übernimmt – als Owner unserer gesamten Lohnverarbeitung und als direkte Ansprechperson gegenüber dem Director of Finance.


Auf einen Blick
Position Payroll Specialist (m/w/d)
Unterstellung Director of Finance
Start Ab sofort
Umfang Vollzeit (40h), unbefristet
Gehalt 40.000–50.000 € brutto/Jahr
Arbeitsort Berlin, hybrid Als Payroll Specialist bist du das operative Rückgrat unserer Lohnverarbeitung. Dein Schwerpunkt liegt klar auf Payroll: Du führst die monatliche Lohnvorbereitung für alle Gesellschaften eigenverantwortlich – von der Stammdatenpflege über die Meldung an unser Lohnbüro bis zur Vorbereitung der Auszahlung. Ergänzend unterstützt du den General Ledger Accountant in der Finanzbuchhaltung. Das ist bewusst kein reiner Support-Job: Du bekommst von Anfang an echtes Ownership für einen abgegrenzten, geschäftskritischen Bereich.

Deine Aufgaben

Payroll – dein Kernbereich

• Monatliche Lohnvorbereitung: Du verantwortest den kompletten Abrechnungszyklus für Festangestellte und für unsere Alltagshelfer – Stammdaten prüfen, Boni und variable Vergütung erfassen, Daten an das Lohnbüro melden, Probeabrechnung prüfen und die Auszahlung vorbereiten.
• Digitales HR-Management (Personio): Stammdatenpflege und Stammdatenmanagement, Exporte, Reports und Schnittstellen zu den Fachbereichen.
• Qualitätskontrolle: Strukturierte Plausibilitätsprüfung der Payroll-Outputs vor der Auszahlung; Auffälligkeiten dokumentieren und klären.
• Sonder- und Bonuszahlungen: korrekt verarbeiten, zuordnen und dokumentieren.
• Bescheinigungs- und Meldewesen: Lohnbescheinigungen, SV-Meldungen, Behördenanfragen und Fristenüberwachung.
• Schnittstelle zu den Fachbereichen: Du holst abrechnungsrelevante Inputs aktiv ein und prüfst sie – Krankmeldungen, Vertragsänderungen, Ein- und Austritte – und baust Meldewege auf, mit denen diese Themen früh und vollständig bei dir ankommen.
• Besonderheiten unserer Belegschaft: Du arbeitest sicher mit Minijob- und Midijob-Konstellationen und den zugehörigen sozialversicherungsrechtlichen Regeln.
  
  
  

HR-Ticketing & Case Management (Salesforce) :

• Mitarbeit bei der Bearbeitung von Cases – du beantwortest abrechnungs- und vergütungsrelevante Anfragen und arbeitest dabei eng mit den operativen Teams zusammen.
• Finanzbuchhaltung – unterstützend
• Zuarbeit im Tagesgeschäft: Nach deiner Einarbeitung unterstützt du den General Ledger Accountant im laufenden Geschäft; welche Themen du dauerhaft übernimmst, stimmen wir gemeinsam ab.
• Abschlussunterstützung: Mitarbeit bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen (Unterlagen, Abstimmungen).
• Mögliche Teilbereiche: Übernahme abgegrenzter Themen nach Absprache, z. B. Debitorenbuchhaltung (Zahlungseingänge, Mahnwesen).
• Vertretung: punktuelle Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung im Finanzteam.

Finanzbuchhaltung – unterstützend

• Zuarbeit im Tagesgeschäft: Nach deiner Einarbeitung unterstützt du den General Ledger Accountant im laufenden Geschäft; welche Themen du dauerhaft übernimmst, stimmen wir gemeinsam ab.
• Abschlussunterstützung: Mitarbeit bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen (Unterlagen, Abstimmungen).
• Mögliche Teilbereiche: Übernahme abgegrenzter Themen nach Absprache, z. B. Debitorenbuchhaltung (Zahlungseingänge, Mahnwesen).
• Vertretung: punktuelle Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung im Finanzteam.

Das brauchst du

• Mehrjährige Erfahrung in der (vorbereitenden) Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland
• Fundierte Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht
• Sicherer Umgang mit einem Payroll-/HR-System (idealerweise Personio) und mit Excel
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und hohe Fristentreue
• Sehr gutes Deutsch (C1+) und solides Englisch (B2) für die interne Kommunikation

Das ist ein Plus

• Erfahrung mit Minijob-/Midijob-Abrechnung und mit internationalen Payroll-Prozessen (PL/RO)
• Abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte/r, Lohnbuchhalter/in oder vergleichbar
• Grundkenntnisse in der Finanzbuchhaltung ( HGB)
• Grundkenntnisse mit Datev-Programmen (Rechnungswesen, Lohn und Gehalt/Lodas)
• Startup- oder Scale-up-Erfahrung

So arbeitest du

• Strukturiert und sorgfältig – du magst es, wenn Dinge wirklich abgeschlossen sind.
• Eigenverantwortlich – du trackst deine eigenen Deadlines, ohne Erinnerung.
• Direkt – du holst aktiv Informationen ein, wenn du sie brauchst.
• Ownership – du übernimmst in einem kleinen Team Verantwortung, statt zu warten.

• Echtes Ownership für die gesamte Payroll – von Anfang an.
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Director of Finance – kurze Entscheidungswege.
• Gehalt: 40.000–50.000 € brutto/Jahr je nach Erfahrung.
• Hybrides Arbeiten mit Berliner Büro (Mitte).
• Ein kleines, professionelles Team ohne Konzernbürokratie – und die Möglichkeit, die Finanzfunktion eines wachsenden Startups aktiv mitzugestalten.