Werkstudent Office Management (m/w/d)

Werkstudent/in – Office Management (m/w/d)

Wir suchen eine/n Werkstudent/in – Office Management zur Unterstützung des täglichen Betriebs unseres Büros in Berlin. Die Stelle umfasst administrative, organisatorische und operative Unterstützung für Mitarbeiter, Besucher und die Geschäftsleitung und gewährleistet einen reibungslosen Bürobetrieb.

Hauptaufgaben

- Büroverwaltung und -koordination

- Unterstützung bei der täglichen Verwaltung und dem Betrieb des Büros.

- Verwaltung des Büromaterials und Bestellungen nach Bedarf.

- Koordination von Wartungsanfragen und Kontaktpflege mit externen Lieferanten und Dienstleistern.

- Unterstützung bei facility-bezogenen Aktivitäten und Sicherstellung, dass die Büroräume organisiert und funktionsfähig bleiben.

- Überwachung der gemeinsam genutzten Büroressourcen und -ausstattung.

- Unterstützung von Mitarbeitern und Besuchern

- Empfang von Besuchern und Gewährleistung eines professionellen Besuchererlebnisses.

- Unterstützung der Mitarbeiter bei bürobezogenen Anliegen und Anfragen.

- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung des Arbeitsplatzes

- Koordination der Ausgabe und Rückgabe von Büroausstattung, Zugangskarten und anderen Büromitteln.

- Organisatorische Unterstützung

- Unterstützung bei der Organisation interner Besprechungen, Teamveranstaltungen und Büroaktivitäten.

- Unterstützung bei der Buchung und Vorbereitung von Besprechungsräumen.

- Bei Bedarf Koordination des Caterings und der Logistik für Besprechungen und Veranstaltungen.
- Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung, Ablage und Aktenführung.
- Koordination von Lieferanten und Dienstleistern
- Funktion als Ansprechpartner für Büroausstatter und Dienstleister.

Qualifikationen
- Immatrikulierter Studierender an einer Universität oder einer gleichwertigen Hochschule.
- Erste Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Gastgewerbe, Büromanagement oder im Kundenkontakt sind von Vorteil.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
- Proaktive, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise.
- Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
- Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Schlüsselkompetenzen
- Organisationsfähigkeit
- Kunden- und Serviceorientierung
- Zeitmanagement
- Sorgfalt
- Teamarbeit und Zusammenarbeit
- Fähigkeit, in einem dynamischen Büroumfeld mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen

Arbeitszeit: Bis zu 15 Stunden pro Woche während des Semesters, vorbehaltlich der betrieblichen Erfordernisse.

#LI-FF1

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