Office & Reception Manager:in (all genders) in Teilzeit (22,5h)

Deine Aufgaben

Als Office & Reception Manager:in bist du die erste Anlaufstelle unserer Agenturgruppe im Paulihaus. Mit deiner freundlichen und positiven Art empfängst du Besucher:innen, unterstützt unsere Teams und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter:innen und Gäste von Anfang an willkommen fühlen. Du arbeitest selbstständig, serviceorientiert und als wichtige Schnittstelle zu unseren Teams und Dienstleister:innen.

Deine Aufgaben im Detail:

• Empfang & Telefonzentrale: Du begrüßt unsere Besucher:innen freundlich und souverän, nimmst nationale und internationale Anrufe entgegen und leitest sie an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter.
   
• Post- und Kuriermanagement: Du nimmst die Eingangspost und Kurierlieferungen entgegen, bearbeitest die Ausgangspost und stellst eine zuverlässige Verteilung sicher.
   
• Bestellmanagement: Du behältst den Bestand an Verbrauchs- und Büromaterialien im Blick, löst Bestellungen aus und koordinierst die Lieferungen.
   
• Terminorganisation: Du pflegst eine übersichtliche Zusammenstellung interner und externer Termine unserer Mitarbeiter:innen und hältst sie aktuell.
   
• Schnittstelle im Office: Du bist Ansprechpartner:in für Kolleg:innen, Besucher:innen, Lieferant:innen und weitere externe Kontakte. Kleinere organisatorische Aufgaben koordinierst du eigenständig und pragmatis